Est-ce que vous savez que le concept de ‘réservation’ des espaces à bureaux n’est pas naissant ? Dans les années 1990, les employés qui travaillaient dans les bureaux avec hotdesking n’avaient pas des postes de travail attribué. Au lieu de ça ils pouvaient prendre n’importe quel bureau qui était disponible à ce moment. Voilà ce que les logiciels de réservation de bureaux offrent dans le contexte actuel.
Comme vous le savez, le lieu de travail traditionnel est en pleine transformation encore. Il y avait un changement culturel dans la façon dont les employés « vont au travail » et on peut le comprendre. Sans que la pandémie soit endiguée un travail de 9h à 5h au bureau n’est plus sûr – ni l’option souhaitée – pour la plupart des employés. Selon un rapport par Accenture, les travailleurs préfèrent un modèle hybride 83% du temps.
Nous voyons aujourd’hui des entreprises sortir de la sécurité des bureaux traditionnels et rentrer dans un nouveau monde des modèles de travail flexibles, dynamiques et hybrides. Cela signifie également que les organisations devront tenir compte des préférences du salarié. Que ça soit :
- Le travail à distance
- Travail au bureau
- La flexibilité entre le travail sur place et le travail à distance
Donc maintenant, la question, c’est : comment une entreprise, qu’elle soit grande ou petite, peut mettre en œuvre une telle stratégie pour lieu de travail hybride avec succès ? C’est ici qu’intervient un logiciel de réservation de bureaux. Comment?
Examinons ceci en détail ci-dessous.
Qu’est-ce que c’est un logiciel de réservation de bureaux?
Imaginez que vous pensez à manger chez votre restaurant italien préféré le weekend. Vous pouvez soit réserver une table en avance soit aller sur place directement.
Dans le premier cas, vous allez recevoir une confirmation que votre table a été bien réservée au deuxième étage du restaurant d’après votre besoin spécifique. Entre-temps, dans le deuxième cas, vous allez recevoir une table sur la base du premier arrivé premier servi, donc vous devrez prendre la table qui est disponible à ce moment.
Un logiciel de réservation de bureaux marche dans la même façon. C’est essentiellement un logiciel sophistiqué construit en utilisant un système des codes qui permet aux employés de réserver une table de bureau ou bien une cabine pour la journée ou plus si nécessaire. Les employés peuvent aussi réclamer une table avec un logiciel de réservation de bureaux en fonction de la proximité avec les collègues ou les installations nécessaires comme les bloc-notes ou les ordinateurs.
Toutes les réservations sont faites avec une appli intégrée avec le logiciel de réservation de bureaux qui démontre une carte visuelle de l’ensemble de l’établissement, y compris les espaces de travail individuels, les bureaux, les salles communes, les salles de conférence etc. Et chaque demande de réservation et approuvée soit automatiquement, soit par un dirigeant d’entreprise/gestionnaire (ou bien une équipe de gestion) responsable pour encadrer les réservations.
Comment fonctionne-t-il un logiciel de réservation de bureaux?
Un logiciel de réservation de bureaux permet aux employés de réserver un poste de travail au bureau en utilisant n’importe quelle interface.
S’ils préfèrent utiliser un logiciel sur le puce pour réserver des bureaux ou bien un navigateur pour réserver un bureau préalablement, ils peuvent accéder à n’importe quelle plateforme de logiciel pour :
- Identifier et réserver des postes de travail sur demande
- Vérifier des détails, des images, des ressources, des plans d’étage et d’autres information pour un espace précis
- Filtrer des choix selon la disponibilité, le lieu et le type
Il y a essentiellement deux façons dont la gestion de réservation de bureaux fonction : Hot desking (le bureau partagé) et « les bureaux à la carte». C’est aussi la raison pour laquelle ce type de logiciel est parfois appelé ‘logiciel de hot desking’ ou ‘logiciel des bureaux à la carte.
Alors que chaque terme définie un ensemble de processus plus ou moins semblable, il y a des particularités spécifiques que vous devez savoir.
- Les bureaux à la carte: C’est une pratique de travail flexible où les employés peuvent trouver et réclamer en avance un espace de travail disponible pendant une certaine période. Ils peuvent s’appuyer sur un logiciel appli de réservation de bureaux ou bien sur un navigateur pour faire la réservation.
- Hot Desking : Avec ça, les employés viennent directement aux locaux de bureau et réservent un poste de travail sous réserve de la disponibilité et la demande. Les employés peuvent utiliser les codes QR, les étiquettes RFID etc pour vérifier la disponibilité des bureaux, qui sont ensuite affectés dans l’ordre d’arrivée.
Sans doute le logiciel de réservation de bureaux est incroyablement convivial pour les employés individuels. Mais que passe-t-il si une équipe ou un groupe d’employés ont besoin de collaborer ? Comment ils peuvent réserver un espace spécifique pour l’utilisation ?
Dans ce cas, la direction peut réserver en permanence un ensemble des postes de travail pour l’équipe comme un « quartier » pour faciliter la collaboration.
Pour offrir aux entreprises le meilleur des deux mondes, la plupart des logiciels de réservation de bureaux permet aux employés d’utiliser aussi bien ‘les bureaux à la carte’ que les ‘hot desks’.
Mais, il y a plus encore ! En plus d’un assortiment des caractéristiques utiles, le logiciel de réservation de bureaux est livré avec toute une gamme d’avantages.
Les avantages d’un logiciel de réservation de bureaux
Il y a plusieurs raisons pour lesquelles les géants tels que Google, IBM, Procter & Gamble, et les autres ont misé sur les logiciels de réservation de bureaux pour hot desking et pour les bureaux à la carte. Certaines sont examinées ci-dessous :
a. Le logiciel de réservation de bureau réduit l’empreinte immobilière
Un logiciel de réservation de bureaux efficace aidera à surveiller l’utilisation de capacité d’une installation particulière. Avec de telles données au bout des doigts, vous gérerez mieux une main-d’œuvre souple ne laissant rien au hasard.
Donc, même si le nombre de vos salariés augmente, vous n’avez pas vraiment besoin d’investir dans les nouveaux bureaux.
Au lieu de ça, vous pouvez imposer des limites sur les nombres d’occupants et établir un système de rotation selon le besoin pour l’utilisation optimale de l’espace. Cela peut réduire votre empreinte immobilière considérablement sans aucune perte.
Prenez l’exemple de HSBC. Le PDG du géant financier et d’autre cadres supérieurs ont récemment renoncé leurs bureaux de travail en faveur de hot desk ing à travers un logiciel de réservation de bureaux. Un pas qui aidera la société à réduire son empreinte immobilière par 40%. Cela créera des économies sur des frais de location grâce à l’efficacité de logiciel de réservation de bureaux de la société.
b. Augmentation des économies de coûts
Outre les coûts des immobilières, la mise en œuvre d’un logiciel de réservation de bureaux facilite la gestion d’une main d’œuvre hybride. Avec la surveillance régulière du taux d’occupation, vous pouvez réduire les frais imprévus comme la papeterie et papier de l’imprimante et aussi les coûts d’entretien. Avec moins d’employés qui travaillent au bureau vous économiserez considérablement sur les factures de services tout en permettant l’accès équitable aux ressources du bureau.
Bon exemple : Les bureaux de Chicago de EY étaient les premiers de commencer les bureaux à la carte il y a vingt ans. Depuis, les économies annuelles de la société étaient prévues à $47 millions ou plus en raison de la réduction par mètre carré.
c. Logiciel de réservation de bureau qui prend en charge une main-d’œuvre mobile
Si vous mettait en œuvre un système de réservation de bureau, vos employés auraient plus de flexibilité. Chaque fois qu’ils ont besoin de travailler sur place, ils peuvent facilement réserver une poste, même un emplacement dans la cafétéria, des jours en avance en utilisant le logiciel de réservation de bureau. Et quand ils arrivent au local, ils sauront où exactement ils devront s’asseoir sans mauvaises surprises.
En plus de ça, ils auront l’autonomie complète pour choisir où et comment ils travaillent. Cela favorise une main-d’œuvre résiliente et autonome qui est aussi extrêmement productive. Ainsi, un logiciel de réservation de bureaux est crucial pour le soutien d’une main-d’œuvre mobile. Un tel système solide aidera aussi à améliorer l’expérience des employés et plaire aux nouveaux talents.
d. Gestion visiteur efficace
Pas seulement les employés mais aussi les pigistes, les entrepreneurs, les clients et les consultants peuvent accéder à vos locaux sans problème. Un logiciel sophistiqué de réservation de bureaux apporte un moyen efficace pour gérer les visiteurs. Au lieu de maintenir un registre des visiteurs, le logiciel de réservation de bureaux vous permet de fournir des laissez-passer digitaux pour faciliter la surveillance des activités et la tenue de registre.
Vous pouvez aussi contrôler la température aux points d’entrée pour maintenir la sécurité soigneusement. Avec la pandémie qui continue à nous menacer, ce logiciel de réservation de bureaux est une technologie supérieure pour gagner la confiance de vos partenaires commerciaux quand ils arrivent pour le travail.
Donc est-ce que les avantages de réservation de bureaux vous semblent bien pour votre entreprise ? Alors, n’hésitez pas à déployer un logiciel de réservation de bureaux. Mais une fois que vous avez choisi le fournisseur le plus adapté vient la mise en œuvre. C’est ici que cela devient un peu plus compliqué.
Comment mettre en œuvre un logiciel de réservation de bureaux?
Il ne fait aucun doute que le passage soudain au travail à distance après la pandémie de COVID-19 était une expérience bouleversante, surtout pour les employés habitués au mode de travail traditionnel. Pour les protéger d’une expérience similaire vous devez soigneusement mettre en œuvre un logiciel de réservation de bureaux pour faire avancer la stratégie de l’espace de travail hybride.
La transition d’un modèle de travail 9h à 5h à un modèle asynchrone devrait sembler harmonieuse pour vos employés, pas interruptive. Cela dit, laissons-nous comprendre comment vous pouvez commencer avec succès.
a. Rédiger une stratégie utilisateur pour votre logiciel de réservation de bureaux 
Aucun changement opérationnel doit être fait du jour au lendemain, sans parler des décisions qui concerne la bonne volonté de vos employés. Pour assurer qu’il n’y a pas d’embûches, commencez par rédiger une stratégie pour le nouveau modèle hybride.
Posez les questions comme les suivantes : Est-ce que la présence des employés est obligatoire sur certains jours ? Est-ce qu’une équipe des employés peuvent réclamer un espace spécifique ? Est-ce que les demandes de réservation des bureaux doivent être approuvées automatiquement ? Ou est-ce que vous avez besoin d’un responsable pour contrôler l’usage d’espace ? Une fois que les objectifs sont clarifiés et la stratégie est prête, envoyez l’information à l’ensemble de votre entreprise et tenez chaque employé au courant, qu’ils soient permanents ou contractuels. Ceci créera les attentes des salariés avant la réalisation effective.
Toutefois, les efforts ne doivent pas s’arrêter une fois que le logiciel de réservation des bureaux a été mise en œuvre. Il est également essentiel de communiquer fréquemment et régulièrement aux employés au sujet des :
- Meilleures pratiques d’utilisations d’espace de travail flexibles
- Le processus de l’intégration de l’appli de réservation des bureaux et les outils qui l’entourent
- Les avantages de réservation des bureaux
De telles initiatives spécifiques peuvent également vous aider à motiver des différentes équipes à adopter plus vite le logiciel de réservation des bureaux.
b. Créer un code de pratique pour le logiciel de réservation de bureau
Pour garder tous les employés, y inclus des équipes spécifiques, des entrepreneurs et des pigistes sur la même longueur d’ondes, vous devez imposer un ensemble de bonnes pratiques et des procédures que les employés devront suivre.
Documenter toutes les directives comme les suivantes :
- Des règles opérationnelles pour les utilisateurs du logiciel de réservation de bureaux
- Des espaces de travail réservable et dédiés
- Des étapes pour réserver un poste de travail
- Comment chercher le soutien informatique
Avoir un tel document en place facilitera l’accueil pour les nouveaux employés également.
c. Fournir une expérience cohérente
Quand les employés devront venir au bureau pour le travail, il ne devrait y avoir aucun délai ou inconvénients quelconque. Qu’ils utilisent le logiciel de réservation de bureaux ou bien des kiosques sur place, ils doivent rapidement trouver un espace de travail dans un lieu spécifique sur demande.
Ce qui nous ramène aux ressources et les commodités disponibles pour la collaboration. Puisque quelques équipiers travaillent à domicile, les employés qui travaillent sur place devront aussi avoir accès rapide à un ensemble d’outils et technologies collaboratifs et robustes. Ceci les permettra à communiquer facilement et réaliser les objectifs de l’équipe sans difficulté.
En plus, pour identifier de telles lacunes dans votre plan d’exécution, continuez de contrôler les données de l’utilisation d’espace et prenez des indices depuis des pratiques de répartition des sièges et des griefs des employés communs pour améliorer l’expérience d’utilisateur.
d. Améliorer l’exécution du logiciel de réservation des bureaux
Pendant que vous êtes encore au stage initial, vous devrez vous concentrer sur l’amélioration de la mise en œuvre du logiciel au niveau de l’équipe. Il y aura de nombreux essais et erreurs avant que vous mettiez en œuvre et exécutiez le logiciel de réservation des bureaux. L’idée est de contrôler chaque processus pour apporter des solutions lorsqu’un problème se présente.
Alors, au lieu de compter sur la démo de fournisseur, de différentes équipes devront utiliser les plans de formation personnalisés pour leurs besoins spécifiques.
- Autformation : Encouragez vos employés à lire des modes d’emploi et accéder aux autres ressources explicatives pour obtenir une meilleure compréhension du logiciel de réservation des bureaux.
La formation entre pairs : Demandez aux chefs d’équipes/superviseurs à assurer des formations individuelles en apportant des aperçus et des exemples pour l’appli de réservation des bureaux et des autres outils.
Avec un tel plan et exécution robuste, vous pouvez assurer que vos employés et l’organisation profitent du logiciel de réservation des bureaux.
Investissez dans un logiciel de réservation des bureaux efficace
Puisque les espaces de travail hybrides sont encore en train d’évoluer, vous aurez besoin d’un logiciel de réservation des bureaux et d’autre infrastructure hautement efficace pour répondre directement aux besoins des employés.
Le logiciel de réservation des bureaux de WorkInSync offre la meilleure solution pour vos difficultés hotdesking. Avec une appli de réservation des bureaux qui est extrêmement intuitive, vos employés peuvent réserver des postes de travail en avance, localiser des collègues, filtrer des commodités et accéder au statut d’assainissement en temps réel.
En plus, la plate-forme vous permet de réserver un ensemble particulier des bureaux pour des équipes spécifiques pour créer des « quartiers » et faciliter la collaboration fluide. Faites une demande de démo de notre logiciel de réservation des bureaux ici.
