Qu’est-ce que c’est un logiciel de réservation de salle de réunion?

  • Published On: May 20, 2022
  • |
  • Updated On: June 24, 2022
  • |
  • Meeting Room Management

Le logiciel de réservation de salle de réunion est devenu important pour un lieu de travail hybride. Ce blog vise à comprendre ce qu'est un système de réservation de salle de réunion et comment les entreprises peuvent le déployer.

Les espaces de travail changent. Le travail hybride a introduit un modèle de bureau équilibré où quelques employés travaillent depuis chez eux et d’autres depuis le bureau. 

Depuis le début de la pandémie, les organisations partout dans le monde ont témoigné une augmentation de 12,9% dans le nombre de réunions par personne. Donc, dans cette époque des espaces de travail hybrides, les réunions sont indispensables pour le remue-méninge, la prise de décision et la collaboration. 

Selon un sondage Gensler, plus de 50 % des répondants ont reconnu que les réunions sont la raison principale pour le retour aux bureaux. Aujourd’hui, avec les espaces de travail hybrides, les salles de conférence seront un espace partagé pour la collaboration, la participation et l’intégration. 

Les responsables des locaux doivent optimiser les processus de gestion des salles de réunion pour construire un espace de collaboration de valeur qui est sûr pour tous les employés. 

Néanmoins, mener des réunions axées sur des résultats tout en gérant des équipes divisées peut être un problème déconcertant dans une configuration hybride. Regardons quelques grands obstacles qui viennent quand on organise des réunions dans des espaces de travail hybrides. 

Analysons si des outils de collaboration innovatifs comme le logiciel de réservation des salles de réunion peuvent aider à les surmonter. 

 

 

Scénario 1 : L’espace de Réunion est surpeuplé

Dans l’époque pré-COVID, les responsables avaient rarement besoin d’observer la taille et l’occupation de la salle de réunion. Avant, trop de monde voulait dire pas de siège pour les retardataires. Aujourd’hui, les salles de réunion surpeuplées peuvent favoriser la transmission du virus à l’intérieur de l’espace. 

Pourtant, dans la nouvelle réalité de travail marqué par les protocoles de distanciation sociale, la réservation d’une petite salle de réunion est cruciale. Donc, imposer des limites d’occupation et suivre des directives de distanciation sociale dans les salles de réunions sont extrêmement vital.  

Avec un système de réservation des salles de réunion robuste, les employés peuvent réserver les espaces de réunion en avance. Ici, les responsables des locaux peuvent contrôler des réunions préalablement prévues et les taux d’occupation dans des salles de conférence. 

De même, si le nombre des réunions augmente un jour donné, un logiciel de réservation des salles de réunion peut aider à prioriser. Il peut réserver les salles de conférence importantes pour les réunions hautes-priorités en adhérant aux limites d’occupation de bureau. 

 

Scénario 2 : Les participants de la réunion ne sont pas venus  

logiciel de réservation de salle de réunion

“Les Réservations Fantômes” sont courantes. Ça arrive quand les employés réservent un créneau pour une salle de réunion. Mais, la réunion est reportée ou annulée, entraînant des non-présentations. Ici, la réservation reste telle quelle. D’autre équipes qui auraient pu utiliser cet espace ont fini par utiliser une salle ou bien trop petite ou bien trop grande pour leur besoin. 

Dans ce cas, le déploiement d’un logiciel pour la réservation des salles de réunion va automatiquement pousser les espaces abandonnés dans le bassin disponible. Comme ça, les organisations peuvent exploiter pleinement les salles qui semblent réservées mais qui sont en fait vacantes. 

De plus, un logiciel intuitif pour la réservation des salles de réunion peut régler le problème de « double réservation ». Cela se produit quand deux équipes arrivent en même temps à la même salle pour un réunion préprogrammé. Puisque le logiciel pour la réservation des salles de réunion affiche les réservations et les changements de programmes en temps réel, il élimine toute ambiguïté et confusion. 

 

Scénario 3 : Les Espaces des Réunions Restent Non-Occupés 

Une salle de réunion reste non-occupée pendant plus de 5 heures dans une journée de travail sur place standard de 8 heures. En moyenne, les salles de réunion restent vides pendant plus de 70% de la journée. Au fur et à mesure que les entreprises adoptent les modèles de travail hybrides, les locaux de bureau resteront plus vides certains jours, ce qui veut dire que les espaces inutilisés se multiplieront considérablement. 

Les entreprises peuvent garder un onglet sur les salles occupées et quand, avec le logiciel moderne de réservation des salles de réunion. Ceci, à son tour, aide les responsables informatiques à équiper les responsables des locaux avec des données exploitables sur la gestion des espaces de réunions. 

Par exemple, dans un espace de travail hybride avec quatre salles de conférence de 20 personnes, la plupart restera sous-utilisée dans une journée moyenne. D’autre part, les salles plus petites de 6 personnes seront plus utiles étant donné le nombre réduit du personnel dans les locaux.  Avec les données en temps réel fournies par le logiciel de réservation des salles de réunion, les entreprises peuvent utiliser leurs salles de réunion adéquatement. 

Ainsi, les salles de réunion plus grandes qui ne sont pas utilisées peuvent être classées comme les espaces de bureau partagé (hotdesks) pour les pigistes et les nouveaux entrants. Ils peuvent créer des espaces plus petits de collaboration pour que les équipes se regroupent régulièrement. Puisque le logiciel de réservation des salles de réunion affichera les réservations en temps réel, les responsables des locaux peuvent contrôler des non-présentations et des doubles réservations. Cela assurera que les employés occupent les locaux et les utilisent à pleine capacité. 

 

Scénario 4 : Les Espaces de Réunion : Désinfectés ou pas ? 

Dans le scénario de travail postpandémique, 84% des employés sont inquiets sur le retour au bureau. De plus, 85% des employés admettent que la santé et la sécurité dans les espaces de travail sont des préoccupations plus importantes aujourd’hui qu’avant la pandémie. C’est pourquoi lorsque les employés retournent au bureau, les nettoyages doivent être synchronisés avec les activités dans les salles de réunions. 

Ce n'est pas évident de garder des espaces et des équipements comme des casques et des claviers propres lorsque les salariés les partagent. Toutefois, les entreprises peuvent utiliser le logiciel de réservation des salles de réunion pour synchroniser le programme de nettoyage avec des processus automatisés. Par exemple, quand un équipe quitte leur salle de conférence, le système signale le personnel de surveillance sur place. Ainsi, ils sauront quelle salle a besoin de nettoyage. Le système de réservation de salle de réunion peut afficher cette salle comme inutilisable ou hors ligne pendant la période de nettoyage.  Un système de nettoyage rapide et approfondi réduit considérablement le risque de propagation de l’infection dans les locaux de travail fermés. 

Les responsables des locaux peuvent aussi assurer que le programme de nettoyage des locaux est accessible aux employés en temps réel. 

 

Le logiciel de réservation des salles de réunion permet aux employés de retrouver et réserver des salles de conférence, verrouiller des équipements et automatiser le nettoyage post-réunion.  Un logiciel automatisé de réservation des salles de réunion moderne élimine la conjecture dans la planification, l’annulation et le rééchelonnement des salles de réunions. Cela simplifie le processus de réservation. 

En plus, un logiciel de réservation des salles de réunion habilite les responsables des locaux avec des connaissances approfondies sur le statut d’occupation et l’utilisation des salles. Ainsi, les entreprises développent une gestion globale d’usage d'espace, en prenant des décisions éclairées sur la répartition des locaux, la création des espaces hot-desking etc.

 

  • Les responsables peuvent se connecter à leur l’ordinateur ou l’appli pour gérer l’espace pour vérifier la disponibilité d’une salle de réunion appropriée.  
  • Selon la disponibilité de la salle, ils peuvent faire une réservation en ligne sans contact par le logiciel de réservation des salles de réunion. 
  • Maintenant, les utilisateurs peuvent envoyer des invitations, précisant l’objectif de la réunion et le nombre de places. Si les utilisateurs préinscrivent les invités, ils peuvent leur donner l’accès à la salle pendant une durée limitée. 
  • Ici, les e-invitations peuvent inclure des détails sur des normes de sécurités comme la conformité des masques etc. 
  • Quand c’est l’heure, les employés qui ont les invitations peuvent s’enregistrer à la salle de réunion réservée. S’ils ne s’enregistrent pas, le logiciel va automatiquement annuler la réunion et pousser la salle abandonnée dans le bassin disponible. 
  • Si les employés reportent la réunion, ils peuvent choisir la date et l’heure selon la disponibilité de la salle.  Le logiciel de réservation des salles de réunion aide également à réserver des équipements comme des bloc-notes, les projecteurs, les désinfectants pour les mains etc. 
  • Une fois la session est terminée, le processus de désinfection peut être initié pour nettoyer la salle.

 

Un modèle de travail hybride réussi est marqué par trois éléments – la collaboration, la productivité et l’utilisation de l’espace. Un logiciel de réservation des salles de réunion avancé élimine des problèmes de planification comme la fausse pénurie, les réservations fantômes et les doubles réservations. Ceci, à son tour, assure la collaboration excellente, augmente la productivité et fournit une vue intérieure de l’utilisation de l’espace de travail. 

Alors, regardons les deux manières dont les entreprises peuvent déployer un logiciel de réservation des salles de réunion. 

 

1. Énumérer les éléments nécessaires

 

a. La capacité à puiser dans les feuilles de données exploitables en temps réel avec le logiciel de réservation des salles de réunion

logiciel de réservation de salle de réunion

Tandis que les réunions sont essentielles pour la collaboration, trop de réunions peuvent être un rabat-joie. Ils peuvent entraîner une perte de temps pour les employés et des ressources du bureau. Les responsables des locaux doivent obtenir une vision globale de la gestion de l’utilisation d’espace dans les locaux de bureau avec le logiciel de réservation des salles de réunion. 

Le bon logiciel offrira les données en temps réel. Ainsi, les responsables d’équipe connaîtront les participants, la disponibilité et le flux de travail. Un logiciel de réservation des salles de réunion interactif et évolutif fournira des aperçus approfondis sur les tendances aux réservations, la fréquence d’annulation et les salles. Cela aidera les responsables des locaux à mieux comprendre et gérer les locaux. 

 

b. La capacité de suivre le déplacement des employés et le nombre de places de la salle de réunion avec le logiciel de réservation des salles de réunion.

C’est aussi essentiel de comprendre combien d’employés utilise quelles salles de conférence et combien de fois. Avec cette fonction, le logiciel de réservation des salles de réunion peut aider les responsables des locaux à facilement décider le nombre de places de chaque salle. 

Par exemple, si les employés réservent les salles de réunion entières pour travailler tout seul, les organisations peuvent créer plus de hot desks pour libérer ces espaces. Les entreprises peuvent utiliser les aperçus fournis par le logiciel de réservation des salles de réunions pour comprendre comment leurs salles de conférence sont utilisées. 

 

2. La capacité de réduire les étapes de réservation et les coûts avec le logiciel de réservation des salles de réunions sans tracas. 

logiciel de réservation de salle de réunion

En moyenne, la plupart des employés participent aux 62 réunions par mois. 40% des employés passent jusqu’à 30 minutes par jour à chercher une salle de réunion. Les réunions infructueuses coûtent $1,800 à cause des excès de courriels. 

Bien que les réunions soient utiles, la mauvaise affectation des ressources du bureau et le temps des employés peuvent créer des dépenses massives. Cela veut dire que les responsables RH doivent couper les coûts en éliminant des étapes de réservation inutiles. 

Avec le logiciel de réservation des salles de réunions, réserver des salles et programmer des réunions deviennent facile. Le logiciel doit automatiquement avertir les participants au sujet du lieu, les normes de sécurités pour la santé et l’heure. Il y aura donc moins d’étapes et les employés ne sauteront plus dans des cerceaux pour réserver une salle de réunion. Au lieu de ça ils peuvent se concentrer sur le travail. 

De cette façon, le bon logiciel de réservation des salles de réunions fera gagner beaucoup de temps et des ressources à l’entreprise, surtout dans les systèmes hybrides. Un logiciel de réservation des salles de réunions sans contact est incontournable dans les espaces de travail hybrides. L’objectif est d’aider les employés à choisir une salle de réunion à partir de multiples endroits en utilisant des ordinateurs portable ou des appareils mobiles. 

 

a. Planifier des Séances de Formation Ponctuellement et Programmer l’Exécution

Le démarrage et le fonctionnement d’un nouveau logiciel de réservation des salles de réunions avec des employés peuvent être effectués dans plusieurs manières. Les responsables des locaux peuvent choisir des séances de formations en présentiel/sur Zoom ou bien des tutoriels vidéo et des mails. 

 

b. Des Séances en Présentiel ou en appel vidéo

Avant d’installer un logiciel de programmation de salle de conférence, c’est mieux si les responsables des locaux peuvent familiariser le personnel avec le nouveau système.  Les responsables peuvent répondre aux questions cruciales correspondant aux plans de déploiement, les fonctionnalités du logiciel etc. 

 

c. Les tutoriels vidéo

Il se peut que les employés travaillent dans des différents fuseaux horaires. Ils se peut qu’ils aient des emplois du temps très chargés avec aucune disponibilité commune. Les responsables des locaux peuvent préenregistrer des matériaux d’intégration et partager des tutoriels vidéo et les documents de formation avec les employés. De cette façon les employés peuvent avoir une vue visuelle sur l’utilisation du logiciel de réservation des salles de réunions infonuagique. Puisqu’ils regarderont le tutoriel à leur convenance, il y aura aucune rupture de programme de l’équipe. 

 

d. Les Mails

Après que les employés soient familiarisés avec le logiciel de programmation de salle de conférence, les responsables RH peut partager des mails qui précise le plan d'exécution avec un calendrier.

 

Un logiciel de réservation des salles de réunions peut métamorphoser comment les organisations collaborent, utilisent l’espace de bureau et assurent la sécurité et la productivité des employés. 

Rationalisez les réunions et ouvrez la voie pour une expérience de travail sûr, souple et transparente avec le logiciel de réservation des salles de réunions de WorkInSync. 

Intégrez sans heurts avec le Calendrier Google et le Calendrier Outlook, économisez du temps et des ressources. 

Abonnez-vous à nos blogs et obtenez les dernières mises à jour sur le logiciel de réservation des salles de réunions.

Further Reading

Meeting Room Management
Meeting Room Management
How Are Meetings Evolving in the Hybrid Workplace?

As more organizations implement the hybrid workplace, the way meetings are conducted has changed. . . .

June 13, 2022
Read More
Meeting Room Management
Meeting Room Management
Why do Meeting Rooms Have an Increased Demand?

Meeting rooms have become indispensable to company-wide collaboration across hybrid work setups. . . .

March 25, 2022
Read More
Scroll to Top