Was ist eine Schreibtischbuchungsoftware (und wie implementiert man sie?)

  • Published On: October 07, 2022
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  • Updated On: October 07, 2022
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  • Desk Booking Software

Das Aufkommen hybrider Arbeitsplätze hat die Nachfrage nach eine Schreibtischbuchungsoftware erhöht. Aber was ist das und wie implementiert man es? Lesen Sie diesen Blog, um mehr zu erfahren.

Wussten Sie, dass das Konzept der „Buchung“ von Büroräumen noch nicht im Entstehen begriffen ist? In den 1990er Jahren hatten die Mitarbeiter, die im Büro mit Hot-Desking betrieben, keine eigenen Arbeitsplätze. Stattdessen konnten sie den Schreibtisch einnehmen, der gerade verfügbar war. Dies ist im Wesentlichen das, was Schreibtischbuchungssoftware im modernen Kontext bietet. 

Wie Sie wissen, wird das traditionelle Arbeitsplatzmodell einem weiteren Facelift unterzogen. Es hat einen kulturellen Wandel in der Art und Weise gegeben, wie Mitarbeiter „zur Arbeit gehen“, und das ist verständlich. Da die Pandemie noch nicht eingedämmt ist, ist 9 bis 5-Arbeit im Büro für die meisten Mitarbeiter keine sichere Option mehr. Laut einem Bericht von Accenture neigen die Arbeitnehmer in 83% der Fälle zu einem Hybridmodell. 

Wir schauen jetzt Unternehmen an, die aus traditionellen Bürogebärmüttern in eine brandneue Welt hybrider Arbeitsmodelle eintreten.

Dies bedeutet auch, dass Unternehmen die Präferenzen der Mitarbeiter entgegenkommen müssen. Sei es:

  • Remote-Arbeit
  • Arbeit im Buro
  • Hybride Arbeit

Nun stellt sich also die Frage: Wie kann ein Unternehmen, ob groß oder klein, eine solche Hybrid-Workspace-Strategie erfolgreich umsetzen. Genau hier kommt die Schreibtischbuchungssoftware ins Spiel. Wie? Lassen wir dies im Folgenden im Detail untersuchen.

 

Stellen Sie sich vor, Sie möchten am Wochenende in Ihrem Lieblingsitaliener essen gehen. Jetzt können Sie entweder eine Tischreservierung im Voraus vornehmen oder direkt einchecken.

Im ersten Fall erhalten Sie eine Bestätigung, dass Ihr Tisch erfolgreich reserviert worden ist. Währenddessen erhalten Sie im zweiten Fall einen Tisch nach dem Prinzip "Wer zuerst kommt, mahlt zuerst". Das bedeutet, dass Sie den Tisch nehmen müssen, der gerade verfügbar ist. 

Eine Schreibtischbuchungsoftware funktioniert auf ähnliche Weise. Es ist im Wesentlichen eine ausgeklügelte Software, die es Mitarbeitern ermöglicht, einen "Schreibtisch" für einen Tag oder länger zu buchen. Mitarbeiter können sich auch einen Schreibtisch beanspruchen, je nach Nähe zu Kollegen oder erforderlichen Annehmlichkeiten wie Notizblöcken oder Desktops. 

Alle Buchungen erfolgen über eine Mobile App, die einen visuellen Grundriss der gesamten Anlage zeigt. Dazu gehören Einzelarbeitsplätze, Büros, Aufenthaltsräume, Konferenzräume etc. Und jede Buchungsanfrage wird entweder automatisch oder von einem Firmenmanager/Vorgesetzten genehmigt.

 

Eine Schreibtischbuchungslösung ermöglicht es den Mitarbeitern, einen Arbeitsplatz im physischen Büro über eine beliebige Schnittstelle zu reservieren. Sie können auf jede softwarefähige Plattform zugreifen, um:

  • Workstations nach Bedarf zu identifizieren und reservieren
  • Details, Bilder, Ressourcen, Grundriss und andere verwandte Informationen für einen bestimmten Raum zu überprüfen
  • die Auswahl nach Verfügbarkeit, Standort und Typ zu filtern

Jetzt gibt es hauptsächlich zwei Möglichkeiten, wie das Desk-Booking-Management funktioniert: Hot Desking und Hoteling. Dies ist auch der Grund, warum eine solche Buchungssoftware gelegentlich als Desk-Hoteling- oder Hot-Desking-Software bezeichnet wird.

Während jeder Begriff eine Reihe von mehr oder weniger ähnlichen Prozessen definiert, gibt es spezifische Besonderheiten, über die Sie Bescheid wissen sollten.

Desk Hoteling

Dies ist eine flexible Arbeitsplatzpraxis, bei der Mitarbeiter jeden verfügbaren Arbeitsplatz für einen bestimmten Zeitraum im Voraus finden und sich beanspruchen können. Sie können sich auf eine Schreibtischbuchungssoftware-App oder einen Webbrowser verlassen, um die Reservierung vorzunehmen. Möchten Sie mehr über Hoteling am hybriden Arbeitsplatz erfahren? Sie können hier über Hoteling lesen.

Hot Desking

Hier kommen die Mitarbeiter direkt ins Büro und buchen je nach Verfügbarkeit einen Arbeitsplatz. Über QR-Codes, RFID-Tags etc. können Mitarbeiter verfügbare Schreibtische überprüfen, die ihnen dann in der Reihenfolge ihrer Ankunft zugewiesen werden. Wir haben eine Liste der Vorteile der Implementierung von Hot-Desking zusammengestellt. Erfahren Sie hier mehr über die Vorteile von Hot Desking.

Zweifellos ist die Schreibtischbuchungssoftware für einzelne Mitarbeiter unglaublich nutzerfreundlich. Was aber, wenn ein Team oder eine Gruppe von Mitarbeitern zusammenarbeiten muss? Wie können sie einen bestimmten Bereich zur Nutzung reservieren? In einem solchen Fall kann das Management dauerhaft Arbeitsplätze für das Team buchen, um die Zusammenarbeit zu erleichtern.

Die meisten Tischbuchungssoftwares ermöglichen sowohl Hotel- als auch Hot-Desking-Funktionen, um Unternehmen das Beste aus beiden Welten zu bieten.

Neben einer Reihe nützlicher Funktionen bietet die Schreibtischbuchungssoftware auch eine Reihe von Vorteilen.

 

Es gibt zahlreiche Gründe, warum sich Giganten wie Google, IBM, Procter & Gamble und andere auf Schreibtischbuchungssoftware sich verlassen haben. Einige davon werden im Folgenden erläutert.

 

1. Reduzierter Immobilien-Fußabdruck

Eine effiziente Büro-Schreibtischbuchungssoftware hilft dabei, die Auslastung einer bestimmten Einrichtung im Auge zu behalten. Mit solchen Dateneinblicken an Ihren Fingerspitzen können Sie eine flexible Belegschaft besser verwalten und gleichzeitig das Rätselraten hinterlassen.

Selbst wenn Ihre Mitarbeiterzahl steigt, müssen Sie nicht unbedingt in neuere Büroräume investieren. Stattdessen können Sie die Belegungszahlen begrenzen und Mitarbeiter entsprechend der Notwendigkeit einer optimalen Raumnutzung rotieren. Dies kann Ihren Immobilien-Fußabdruck erheblich verringern ohne Verlust.

Beispielsweis haben der CEO von HSBC und andere leitende Angestellte kürzlich ihren Schreibtisch zugunsten von Hot Desking aufgegeben. Ein Schritt, der dem Unternehmen helfen wird, seinen Immobilien-Fußabdruck um 40 % zu reduzieren. Dies wird sich auch in höheren Einsparungen bei der Anmietung von Büroflächen reduzieren, alles dank der effektiven Schreibtischbuchungssoftware des Unternehmens.



2. Erhöhte Kosteneinsparungen

Neben den Immobilienkosten ermöglicht die Implementierung einer Schreibtischbuchungssoftware die einfache Verwaltung einer hybriden Belegschaft. Mit der regelmäßigen Verfolgung der Belegungsraten können Sie Nebenkosten wie Schreibwaren und Druckerpapier sowie Wartungskosten senken. Weniger Mitarbeiter im Büro bedeuten auch, dass Sie eine beträchtliche Menge an Stromrechnungen sparen. Gleichzeitig wird ein gleichberechtigter Zugriff auf Büroressourcen ermöglicht.

Ein typisches Beispiel: Die Chicagoer Büros von EY begannen vor etwa zwei Jahrzehnten mit dem Büro-Hoteling-Trend. Seitdem wurden die jährlichen Einsparungen des Unternehmens aufgrund der reduzierten Quadratmeterzahl auf 47 Millionen US-Dollar oder mehr festgelegt.

 

3. Unterstützt eine flexible Belegshaft 

Wenn Sie ein Schreibtischbuchungssystem implementiert haben, haben Ihre Mitarbeiter mehr Flexibilität. Immer wenn sie vor Ort arbeiten müssen, können sie mit der Schreibtischbuchungssoftware ganz einfach Tage im Voraus eine Station reservieren. Und wenn sie in der Einrichtung ankommen, wissen sie genau, wo sie sitzen müssen, ohne böse Überraschungen im Schlepptau.

Darüber hinaus erhalten sie völlige Autonomie, um zu entscheiden, wo und wie sie arbeiten.

Dies fördert eine belastbare und befähigte Belegschaft, die auch immens produktiv ist.

Daher ist eine Schreibtischbuchungssoftware entscheidend für die Unterstützung einer flexiblen Belegschaft. Ein solches robustes System wird auch dazu beitragen, das Mitarbeitererlebnis zu verbessern und neue Talente anzusprechen.

Klingen die Vorteile der Schreibtischbuchung also nach einem süßen Deal für Ihr Unternehmen? Dann denken Sie nicht zweimal über den Einsatz von Schreibtischbuchungssoftware nach. Aber sobald Sie sich für einen geeigneten Anbieter entschieden haben, kommt als nächstes die Implementierung.

 

Der plötzliche Wechsel zur Remote-Arbeit nach dem COVID-19-Ausbruch war unbestreitbar eine erschütternde Erfahrung. Um ihnen eine weitere ähnliche Erfahrung zu ersparen, müssen Sie sorgfältig eine Schreibtischbuchungssoftware implementieren, um die Strategie für hybride Arbeitsbereiche in Gang zu bringen.

Der Übergang von einem 9 bis 5-Workspace-Modell zu einem asynchronen Modell sollte sich für Ihre Mitarbeiter nahtlos anfühlen, nicht unterbrechend. Nach dem Gesagten, lassen wir verstehen, wie Sie erfolgreich starten können.

 

1. Entwerfen Sie eine Nutzerrichtlinie für Ihre Schreibtischbuchungssoftware 

Keine geschäftlichen Veränderungen sollten über Nacht vorgenommen werden, geschweige denn Entscheidungen, die das Wohlwollen Ihrer Mitarbeiter betreffen. Um sicherzustellen, dass es auf dem Weg keine Unebenheiten gibt, beginnen Sie mit dem Entwurf einer Richtlinie für das neue Hybridmodell

Stellen Sie Fragen wie:

  • Ist die Anwesenheit von Mitarbeitern an bestimmten Tagen obligatorisch?
  • Kann ein Team von Mitarbeitern sich  einen bestimmten Bereich beanspruchen?
  • Sollten Reservierungsanfragen am Schreibtisch automatisch genehmigt werden?
  • Benötigen Sie einen Manager, um die Raumnutzung zu überwachen?

Sobald die Ziele geklärt und die Richtlinie einsatzbereit ist, senden Sie die Informationen unternehmensweit. Halten Sie jeden Mitarbeiter auf dem Laufenden, ob fest oder vertraglich. Dadurch werden die Erwartungen der Mitarbeiter vor der eigentlichen Implementierung geweckt.

Die Bemühungen sollten jedoch nicht aufhören, sobald die Schreibtischbuchungssoftware eingeführt ist. Es ist auch wichtig, dass Sie eine häufige und konsequente Kommunikation durchführen, um die Mitarbeiter über Folgendes zu informieren:

  • Bewährte Verfahren für die Verwendung von flexiblem Arbeitsbereich
  • Der Onboarding-Prozess für die Desk-Booking-App und zugehörige Tools
  • Vorteile der Schreibtischbuchung

Solche engagierten Initiativen und Bemühungen können Ihnen auch dabei helfen, eine schnellere Einführung der Schreibtischbuchungssoftware durch verschiedene Teams zu fördern.

 

2. Erstellen Sie einen Verhaltenskodex

Um alle Mitarbeiter auf dem gleichen Stand zu halten, sollten Sie eine Reihe bewährter Verfahren durchsetzen. Schreibtischbuchungsoftware

Das Vorhandensein eines solchen Dokuments erleichtert auch den Einstellungsprozess für die neuen Mitarbeiter.


3. Bieten Sie ein beständiges Erlebnis

Wenn Mitarbeiter zur Arbeit ins Büro kommen müssen, sollte es keine Verzögerungen oder Beschwerden geben. Wenn sie die Schreibtischbuchungssoftware verwenden, sollten sie bei Bedarf schnell einen Arbeitsplatz an einem bestimmten Standort finden

Das bringt uns auch zu den Ressourcen und Annehmlichkeiten, die für die Zusammenarbeit zur Verfügung stehen. Die Tools sollten sowohl für Mitarbeiter vor Ort als auch für Remote-Mitarbeiter leicht erhältlich sein. So können sie die Kommunikation am Laufen halten und teamspezifische Ziele problemlos umsetzen. 

Überwachen Sie außerdem weiterhin die Daten zur Raumnutzung, um solche Lücken in Ihrem Implementierungsplan zu identifizieren. Nutzen Sie Hinweise aus den Sitzpraktiken und häufigen Beschwerden von Mitarbeitern, um die Benutzererfahrung zu verbessern.

 

4. Verbessern Sie die Implementierung der Schreibtischbuchungssoftware 

Noch in der Anfangsphase sollten Sie sich darauf konzentrieren, die Softwareimplementierung auf Teamebene zu verbessern. Es wird mehrere Versuche und Fehler geben, bevor Sie die Tischbuchungssoftware erfolgreich implementieren und ausführen können. Die Idee ist, jeden Prozess zu überwachen, um Abhilfelösungen zu finden, wenn ein Problem auftaucht.

Anstatt sich also auf die Demo des Aktienanbieters zu verlassen, sollten verschiedene Teams Schulungspläne verwenden, die auf ihre spezifischen Anforderungen zugeschnitten sind. Dazu können gehören: desk booking software

Mit einer so robusten Planung und Ausführung können Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter und das Unternehmen von Ihrer Tischbuchungssoftware profitieren.

 

Da sich hybride Arbeitsbereiche noch weiterentwickeln und verändern, benötigen Sie eine hocheffektive Schreibtischbuchungssoftware. Alles, um die Anforderungen der Mitarbeiter direkt zu erfüllen.

Die Schreibtischbuchungssoftware von WorkInSync bietet die perfekte Lösung für Ihre Hot-Desking-Probleme. Mit einer hochgradig institutiven Schreibtischbuchungs-App können Ihre Mitarbeiter Arbeitsplätze im Voraus buchen. Sie können /auch Mitarbeiter finden, Annehmlichkeiten filtern und auf den Echtzeit-Desinfektionsstatus zugreifen.

Außerdem können Sie mit der Plattform Ihren Raum effizient verwalten und gleichzeitig die Protokolle zur sozialen Distanzierung einhalten.  

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